FUNGSI PENGAWASAN DALAM MANAJEMEN DAN JENISNNYA

FUNGSI PENGAWASAN DALAM MANAJEMEN DAN JENISNNYA

Fungsi pengawasan dalam manajemen adalah proses memastikan bahwa semua yang dijalankan telah sesuai dengan acuan yang sudah direncanakan. Fungsi manajemen pengawasan juga disebut dengan fungsi pengendalian atau controlling.

Mengapa Fungsi Pengawasan Diperlukan Manajemen. Untuk menghindari masalah. Dan juga penyimpangan.

Berdasarkan peraturan perusahaan. Juga peraturan perundang undangan. Dan berdasarkan acuan yang telah direncanakan sebelumnya.

• Ini yang harus ada dalam proses pengawasan

• Ada objek yang diawasi
• Ada aturan sebagai landasan dilakukan pengawasan
• Pihak atau personil pengawas
• Tindakan pengamatan.

Siapa yang akan diawasi : Dan yang mengawasi : Semua yang ada didalam perusahaan. Tanpa terkecuali. 

Kuli, pegawai, atasan, atasannya atasan, bahkan atasan yang paling atas (manajemen puncak) ikut diawasi.
Yang mengawasi adalah atasannya masing masing. Dalam tingkatan manajemen: setiap pihak ada levelnya sendiri-sendiri. Kuli atau karyawan terendah diawasi oleh mandor. mandor diawasi oleh quality controller. 

Quality controller diawasi oleh atasannya. Atasannya diawasi oleh atasannya. Atasan atasannya diawasi oleh atasan atasan atasanya. Begitu terus. Hingga atasan paling atas. Hingga lelah mendongak. Siapa yang mengawasi manajemen yang paling atas? Pemilik perusahaannya. Bisa dari eksternal. Atau komisarisnya.

Baca Juga : Pentingnya Pengawasan Dalam Manajemen

Jenis Jenis Pengawasan

Umumnya, ada 3 jenis pengawasan yang sering diaplikasikan. Oleh perusahaan. Untuk mengontrol kegiatannya.

• Preventif dan Represif
• Aktif dan Pasif
• Internal dan Eksternal

1. Preventif dan Represif

Pengawasan ini berbicara: waktu pelaksanaan pengawasan. Kapan pengawasan akan dilakukan? Sebelum atau sesudah dilaksanakan kegiatan? mana yang lebih baik?

• Pengawasan Preventif

"Sedia payung sebelum hujan". Atau "Mencegah lebih baik daripada mengobati"

Yang dicegah : Mencegah kecurangan. Mencegah kerugian. Mencegah kerusakan. Mencegah kelalaian. Mencegah sesuatu yang buruk terjadi. Mencegah sesuatu yang tidak diinginkan terjadi. Sebelum kegiatan tersebut dilakukan.

Potensi penyimpangan bisa dicegah. Sedini mungkin. Tujuannya untuk berjaga jaga. Takut terjadi sesuatu yang buruk. Menimpa aset perusahaan. Jika misal ada musibah, perusahaan tidak akan menanggung kerugian. Bisa di klaim ke perusahaan asuransi. Aman. Aset bisa cepat kembali. Perusahaan bisa beroperasi lagi.

• Pengawasan Represif

Pengawasan represif kebalikan dari pengawasan preventif. Pengawasan dilakukan saat segala sesuatu sudah terjadi. Sudah selesai. Bukan di awal. Atau sebelum kegiatan dilakukan.

Fungsi pengawasan represif ini bersifat evaluasi. Gunanya: mencegah penyimpangan yang bisa terjadi di tahun depan. Juga mengevaluasi strategi yang sudah dijalankan: dipertahankan apa tidak.

Tidak mungkin perusahaan mendapatkan laba: sebelum melakukan apa apa. Diawal tahun, pasti ada rencana. Ada target dan tujuan. Termasuk target penjualan. Target penghematan biaya. Target laba rugi.

Berhasil tidaknya rencana tersebut: bisa diketahui setelah semua selesai dilakukan. Apakah sudah memenuhi target? sesuai rencana? atau ada perubahan perubahan? dan juga penyimpangan?

Baru hasilnya dievaluasi. Untuk perencanaan tahun depan.

2. Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan aktif dan pasif berkaitan dengan seberapa dekat pengawasan itu dilakukan. Dekat atau jauh. Langsung atau tidak langsung. Berada dilokasi atau tidak dilokasi. Dilihat langsung atau tidak.

• Pengawasan Aktif

Pengawasan aktif adalah pengawasan yang dilakukan ditempat kegiatan dilakukan. Disaksikan secara langsung. Dilokasi. Oleh yang mengawasi. Istilahnya: On the spot.

Contohnya: controller atau mandor disebuah proyek. Kuli dan tukang pasti akan hati hati. Dalam pekerjaannya. Mereka takut: "disemprit" mandornya. Bisa dimarahi. Bisa dipotong bayarannya. Karena mereka merasa diawasi. Secara langsung. Dilokasi. Saat itu juga. Dan dikontrol pekerjaannya. Juga kualitas garapannya.

Jika mereka melakukan kesalahan: langsung ditegur. Langsung disuruh memperbaiki. Saat itu juga. Tidak peduli alasan yang mereka kemukakan.

•  Pengawasan Pasif

Pengawasan pasif kebalikan dari pengawasan aktif. Tidak diawasi secara langsung dilokasi: dari jauh. Pengawasnya tidak ada ditempat. Ditempat yang lain. Diawasi dari jauh.

Baca Juga : Pengertian Pengawasan Dalam Manajemen Fungsi dan Tujuan

3. Pengawasan Internal dan Eksternal

Laporan internal dan eksternal berkaitan dengan ini: pihak yang melakukan pengawasan. Atau siapa pengawasnya: orang dalam atau orang dari luar perusahaan.

• Pengawasan Internal

Pengawasan internal adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang dalam perusahaan. Orang dari internal perusahaan. Pegawai perusahaan alias teman sendiri.

Pengawasan internal bisa melakukan pengawasan secara langsung atau tidak langsung. Aktif atau pasif. Preventif atau represif.

Keunggulannya: sebagai orang dalam perusahaan. Pengawas tahu betul seluk beluk operasi perusahaan. Tahu lebih detail. Bisa dengan mudah mengawasi. Jika ada penyimpangan: gampang ketemu.

• Pengawasan Eksternal

Yang ini kebalikannya. Pengawasan dilakukan oleh pihak dari luar perusahaan. Lho kok bisa? kok boleh orang luar mengawasi perusahaan : Perusahaan sudah diawasi oleh pihak internal perusahaan. Apa masih harus diawasi oleh orang luar.

Siapa yang boleh mengawasi : Pengawasan eksternal pada jaman sekarang: wajib. Jika perusahaan ingin maju. Pengendalian internal saja belum cukup.

Apa yang harus diawasi : Kalau bisa: semuanya.

Bahkan pengawas dari luar perusahaan juga mengawasi pengawas internal. Banyak kasus: pengawas internal justru menjadi biang masalah itu sendiri. Yang justru melakukan penyimpangan.

• Untuk mengawasi pengawas internal: butuh pengawas eksternal.

Manfaat lain: pengawas eksternal justru bisa independen. Lebih objektif dalam menilai sesuatu. Tidak punya kepentingan lain diperusahaan. Selain mengawasi. Misalnya : Auditor independen. Dari kantor akuntan publik. Yang memberikan jasa audit. Terhadap laporan keuangan perusahaan.

Mereka akan memeriksa laporan keuangan. Yang disusun oleh manajemen perusahaan. Laporan keuangan yang data datanya diperoleh dari internal perusahaan.

Pengawasan eksternal: memastikan sekaligus memberi jaminan: Tidak ada penyimpangan yang material. Yang bisa merugikan perusahaan. Baik jangka pendek atau jangka panjang.

Baca Juga : Tips Cara Mengalokasikan Modal Usaha

•  Pengawasan Kebenaran Formil dan Materiil

Pengawasan kebenaran formil adalah pengawasan terhadap segala sesuatu beraasarkan bukti yang tersedia. Bukti formal. Masalah administrasi. Tidak peduli bahwa yang dilakukan tersebut justru tidak diperlukan.

Jika semuanya lengkap. Tidak ada kecurangan. Atau hal yang merugikan. Pengawasan: sukses.

Berbeda dengan Pengawasan kebenaran Materiil : Pengawasan ini tidak hanya mencari bukti pengadaan kendaraan tersebut. Hal ini yang diawasi: Apakah kegiatan tersebut sudah sesuai dengan prinsip ekonomi: pengeluaran yang digunakan. Dan biaya yang ditekan.

• Jenis pengawasan yang mana yang harus dijalankan

Semakin banyak pengawasan: semakin kecil peluang penyimpangan. Penyimpangan kecil: tujuan manajemen mudah tercapai. Tapi juga harus diingat: jangan lebih besar pasak dari pada tiang. Biaya pengawasan jangan justru jadi beban.

Pengawasan memang butuh biaya. Uang, waktu dan tenaga. Jangan sampai pengawasan justru membuat biaya membengkak. Dan membatasi ruang gerak. Dan memagari kreatifitas. Fungsi pengawasan dilakukan untuk mengatasi masalah. Bukan untuk membuat masalah baru.

Nah mungkin sekian dulu pembahasan dikali ini dan saya harap dan semoga apa yang saya tulis dan posting, update ini dapat membantu kalian dan semoga artikel ini dapat bermanfaat khususnnya kepada yang membutuhkan dan saya mengucapkan terima kasih kepada kalian yang sudah berkunjung ke website/blog saya.

Sumber : gedungarsitek